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Fournir un espace de communication et de collaboration interne, pour partager des informations importantes sur l’entreprise, délivrer un accès centralisé aux ressources, améliorer la productivité des équipes en leur fournissant des dispositifs de travail collaboratifs, renforcer la culture d’entreprise en favorisant les échanges et les interactions entre les employés, voici l’objectif que les experts de l’agence e+p se feront un plaisir de remplir pour votre intranet. L’agence peut également vous accompagner dans la création d’un extranet adapté à vos besoins.

Création d’un intranet : quelles sont les différentes étapes ?

La création d’un intranet pour une entreprise ou une organisation nécessite une approche méthodique et structurée. Voici les différentes étapes à suivre:

Identifier les objectifs et les besoins des utilisateurs finaux : en prenant compte des différents profils, leurs besoins en termes d’information et de collaboration, et les objectifs de l’entreprise, tout comme lors de la création d’un site internet.
Élaborer une stratégie de contenu : définir les types de contenu à publier, la fréquence de publication, les règles de gouvernance et de modération, et les processus de validation et de publication.
Concevoir l’architecture de l’information : créer la structure de navigation, les rubriques et les sous-rubriques, les mots-clés et les métadonnées, et les règles de nommage et de classification.
Développer l’intranet : produire les fonctionnalités de base (gestion de contenu, recherche, document partagé, …), les fonctionnalités avancées (workflows, formulaires, …), et les interfaces utilisateurs (design, ergonomie, accessibilité, …) en s’appuyant sur des technologies adaptées aux besoins et contraintes de l’entreprise.
Tester et déployer l’intranet : effectuer un ensemble de tests (tests fonctionnels et techniques, tests utilisateurs, tests de charge et de performance…), former les utilisateurs finaux et les administrateurs, et mettre en place des procédures de maintenance et de support.
Évaluer et améliorer les dispositifs : mesurer les parcours d’usage et la satisfaction des collaborateurs, soulever les points d’amélioration, et mettre en place des actions correctives et évolutives.

Pourquoi lancer la création d’un intranet ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise décide de lancer la création d’un extranet ou intranet. En voici quelques-unes :

Développer la communication interne

Support de communication interne, l’intranet offre un espace centralisé pour partager des informations, des actualités, des annonces et des événements importants… et contribue ainsi à renforcer la cohésion entre les différents services et départements.

Faciliter l’accès à l’information

L’intranet donne un accès facile et rapide à l’information importante pour les employés, tels que les politiques et procédures de l’entreprise, les documents de référence, les bases de données et les outils de travail. La création d’un intranet aide à accroître la productivité générale.

Renforcer la culture d’entreprise

Espace pour partager les valeurs, les objectifs et les réalisations de l’entreprise, l’intranet participe à renforcer l’engagement et la motivation des salariés envers l’entreprise.

Encourager la collaboration et le travail d’équipe

Couteau-suisse pour la collaboration et la coordination entre les différents services ou équipes, il est possible de retrouver dans un intranet des fonctionnalités comme des espaces de travail partagés, des forums de discussion, des interfaces de gestion de projet et des calendriers partagés…

Réduire les coûts et accroître l’efficacité

En automatisant les processus métier, en réduisant les coûts d’impression et de distribution de documents, et en offrant un accès à distance aux informations et aux outils de travail, l’intranet aide à réduire les coûts et à optimiser l’efficacité de fonctionnement d’une entreprise.

Les moyens utilisés

Pour la création d’extranet ou intranet, l’agence e+p déploie les moyens les plus adaptés à vos besoins et objectifs. Parmi eux, nous retrouvons :

Les logiciels de gestion de contenu

Les CMS sont des logiciels qui permettent de produire, gérer et publier du contenu sur un site web ou un intranet. Les CMS les plus couramment employés pour la création d’un intranet sont SharePoint, Drupal, WordPress et Joomla.

Les outils de collaboration

Les outils de collaboration tels que les espaces de travail partagés, les forums de discussion, les interfaces de gestion de projet et les calendriers partagés peuvent être intégrés à l’intranet pour faciliter le travail d’équipe.

Les bases de données

Les bases de données servent à stocker et gérer les informations importantes de l’entreprise, telles que les données clients, les données produits, les données financières …

Les outils de recherche

Les outils de recherche facilitent l’accès à l’information sur l’intranet. Grâce aux moteurs de recherche internes, les collaborateurs trouvent rapidement et facilement les informations dont ils ont besoin.

Les systèmes de sécurité

Les systèmes de sécurité (pare-feu, systèmes de contrôle d’accès, systèmes de cryptage…) protègent les informations sensibles de l’entreprise et garantissent la confidentialité des données.

Les outils d’analyse

Les outils d’analyse comme Google Analytics servent à observer les usages de l’intranet et mesurer l’efficacité des différentes fonctionnalités et contenus.

Tout savoir sur la création d’un intranet

Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?

Bien que les termes intranet et extranet soient souvent employés de manière interchangeable, il existe une différence fondamentale entre les deux.

Un intranet est un réseau informatique privé destiné exclusivement aux salariés d’une entreprise pour accéder à des informations et des espaces de travail. Il s’agit d’un réseau fermé, accessible uniquement aux personnes autorisées et sécurisé par des mots de passe et des protocoles de sécurité.

Un extranet, en revanche, est un réseau informatique privé qui permet à des partenaires commerciaux, des fournisseurs, des clients ou d’autres parties prenantes externes d’accéder à des informations et des outils spécifiques de l’entreprise. Il s’agit d’un réseau partiellement ouvert, accessible aux personnes autorisées en dehors de l’entreprise, mais toujours sécurisé par des protocoles de sécurité et des autorisations d’accès.

Leur principale différence réside dans l’accès : un intranet est destiné à un usage interne exclusivement, tandis qu’un extranet donne un accès contrôlé à des parties prenantes externes.

Quels types de contenu et de fonctionnalités sont le plus souvent inclus dans la création extranet ou intranet ?

Les types de contenu et de fonctionnalités inclus varient en fonction des besoins et des objectifs de l’entreprise. Cependant, voici quelques exemples courants de contenu et de fonctionnalités souvent inclus dès leur création (intranet ou extranet) :

Annuaire d’entreprise : une liste de contacts et d’informations sur les collaborateurs, les départements et les équipes.
Calendrier d’entreprise : un calendrier partagé pour les événements, les réunions et les échéances importantes.
Base de connaissances : une collection de documents, de procédures, de politiques et de meilleures pratiques de l’entreprise.
Outils de collaboration : messagerie instantanée, forums de discussion, espaces de travail partagés, suivi de gestion de projet…
Formulaires et workflows : des formulaires électroniques et des workflows automatisés pour les processus métier tels que les demandes de congé, les demandes d’achat et les approbations de travail.
Tableaux de bord et rapports : des supports pour suivre les performances et les indicateurs clés de l’entreprise.
Portail client ou fournisseur : une interface dédiée pour les clients ou les fournisseurs pour accéder aux informations pertinentes (commandes, factures, livraisons….)
Base de données des produits et services de l’entreprise : informations détaillées, mode d’utilisation, process, spécifications techniques.
Formation et développement : des ressources pour les employés, telles que des cours en ligne, des vidéos et des webinaires.
Actualités et annonces : des mises à jour, communications importantes sur l’entreprise, les produits et les services, les événements et les activités.

Ces types de contenus et de fonctionnalités participent à améliorer la communication, la collaboration, l’efficacité et la productivité de l’entreprise ou de l’organisation. Il est important de définir les besoins et les objectifs spécifiques de l’intranet ou de l’extranet avant de sélectionner les types de contenu et de fonctionnalités à inclure.

Vous souhaitez lancer la création d’un intranet ou d’un extranet pour votre entreprise ? Prenez contact avec nous afin d’échanger sur votre projet et voir comment nous pouvons travailler ensemble.

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